¿Qué es una cotización de compra?

Una cotización es un instrumento de manera explicativa, donde se especifica el precio real de un producto o servicio para efectuar un  proceso de compra o comparación de precios, también se le conoce del mismo modo como presupuesto, se aplica cuando un cliente pide a una  empresa o ente que le indique el valor de   productos para comparar las ofertas que ha solicitado.

Importancia de una Cotización

La cotización es importante a nivel administrativo, debido a que nos permite la transcripción de los informes en los cuales se comparan los productos cotizados con los facturados. Esta herramienta informativa, es utilizada por el área de compras en una empresa y es utilizada para establecer un compromiso o negociación. Conforme se establece como uno de los tipos de documentos contables, esto no quiere decir que sea un ingreso.

Lo que contiene una cotización

• Membrete: Logotipo representativo de la empresa, Id y nombre de la empresa
• A quien va dirigida
• Fecha,  lugar y emisión de la cotización
• Descripción y cantidad de la mercancía
• El Costo unitario y Costo total.
• Las condiciones para la entrega.
• Fecha de vencimiento y los métodos de pago. 
• El Tiempo de expiración de la oferta. 

¿Quién realiza la cotización o presupuesto?

Este documento lo efectúa, bien sea el vendedor o proveedor de la empresa; ofreciendo una idea del costo total de los productos o servicios que se está solicitando el cliente, es como una carta de presentación para la parte interesada.

¿Cómo solicitar una cotización?

Para realizar una cotización debemos  verificar la información de contacto de la empresa o asociación, integrando la información relativa al cliente, (nombre teléfono, dirección, email), seguidamente se identifican los pormenores de la cotización, efectuando una descripción relevante del producto o servicio que se está ofreciendo, a su vez se especifican los costos menudamente,  debemos   de tener en cuenta la presentación de dicha cotización y  la firma del cliente.

Términos de una cotización

Toda cotización debe incluir las condiciones necesarias para evitar malos entendidos entre las partes involucradas, el comprador no puede modificar la cotización, si es necesario hacer algún tipo de cambio puede ser solicitada dentro de un acuerdo cliente/empresa.

La cotización por lo general  tiene una vigencia de 90 días, un  mes, o 15 días, esto depende de acuerdo a lo establecido por parte de la empresa y el bien o servicio que se esté cotizando.

Cuando un cliente solicita y recibe una cotización, está en su facultad de acceder, admitir  u objetar, y si lo requiere en algún momento y si no está de acuerdo puede cancelarla.

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